Zéro papier avec les factures numériques
« Si je peux éviter de recevoir une facture papier, je saisis l’occasion, annonce-t-elle. J’évite ainsi de les perdre ou de les chercher car je réceptionne les factures numériques par mail et les traite au fil de l’eau. C’est aussi une manière de ne pas mélanger le courrier personnel avec celui professionnel. » Mais il faut le reconnaître que certaines entreprises préfèrent encore envoyer les factures en papier quitte à faire des doublons avec les envois de mails.
Si Marjorie Lambert a choisi la dématérialisation depuis longtemps c’est parce qu’elle a l’expérience de ces démarches pour son autre activité : le conseil. « Pour la gestion de cette activité, je m’appuie sur des outils de comptabilité simples, explique-t-elle. Elles sont traitées en temps réel, il m’est beaucoup plus facile de piloter mon entreprise et de connaître mon niveau de trésorerie quotidiennement. »
Pour cette activité, Marjorie Lambert réalise quelques démarches sur son logiciel de comptabilité afin de saisir et traiter les factures qu’elle reçoit. Elle importe les écritures de son compte bancaire et les factures dématérialisées, ainsi que les tickets de caisse numérisés. Celles-ci sont lues et traitées automatiquement par un autre logiciel.
Vérifications plus faciles avec les factures numériques
« Je n’ai plus qu’à vérifier que le taux de TVA est correct et que le montant est identique. Je m’assure également que le compte dans lequel la facture est enregistrée est le bon, précise l’ancienne conseillère de gestion. La facturation est ensuite validée et sauvegardée. Je peux ainsi consulter mon résultat d’exploitation ou ma trésorerie mise à jour. C’est facile et limité, ça me détend. » Et depuis qu’elle utilise ce logiciel, Marjorie Lambert est passée à une comptabilité à l’engagement, ce qui signifie qu’elle comptabilise toutes les factures même si elles ne sont pas encore décaissées.
Pour aller plus loin, cette entrepreneuse favorise autant qu’elle le peut, le paiement en ligne ou par prélèvement. Cette fois encore, c’est un jeu d’enfant avec le logiciel comptable qui donne accès aux informations bancaires de ses fournisseurs. Le logiciel qu’elle a choisi est celui proposé par le Cerfrance Brocéliande facturé 18 €/mois, qui lui permet une projection rapide de son activité. Cet outil permet aux comptables, à terme, de se concentrer sur l’analyse et le pilotage des entreprises plutôt que sur la saisie.
Autre son de cloche pour l’activité agricole dont elle est responsable. Sans accès aux mêmes logiciels, Marjorie Lambert se sent un peu démunie. Elle a choisi il y a deux ans de déléguer la saisie des factures. Pour cette tâche, c’est encore le papier qui prévaut. « Pour récupérer une facture, nous utilisons différents canaux : mail, papier ou les deux, commence la salariée de l’exploitation de polyculture élevage en Normandie. Je les classe ensuite par date de paiement grâce au relevé de compte mensuel. Tout cela est remis au comptable qui saisit manuellement toutes les factures. »
Tableaux de gestion
Mais depuis quelques années, son cabinet d’expertise comptable propose un logiciel en ligne de traitement des factures. Celui-ci évite d’imprimer les factures numériques et de les saisir directement. « Une bonne initiative, souligne Marjorie Lambert. Sauf que cela ne fonctionne pas. »
Une alternative qui aurait plu à cette adepte de la dématérialisation. Car elle note une dégradation dans le traitement de ses factures. « Elles ne sont plus saisies en temps et en heure et puisque nous avons opté pour la déclaration trimestrielle de TVA, cela demande davantage de réactivité, note-t-elle. Et sans cela, on navigue à vue. »
Pour tenter d’y voir un peu plus clair Marjorie Lambert a créé elle-même des tableaux de gestion. « J’y note les achats d’approvisionnement envisagés mois par mois, par atelier de l’exploitation ainsi que les ventes, poursuit-elle. Je comptabilise la TVA potentielle et les stocks. Ainsi, j’estime la trésorerie nécessaire au fonctionnement de l’entreprise et je peux prévoir notre besoin en prêt de court terme si besoin. J’ai un budget global à respecter que je compare avec les entrées et sorties effectives. » Si le tableau semble un bon outil de pilotage, il n’est réalisable uniquement lorsqu’on connaît le fonctionnement de l’exploitation. Cela demande quelques années d’expérience.
Mieux se projeter avce les factures numériques
Cette technique demande également du temps. « Ça pourrait être tellement plus simple et moins chronophage avec un logiciel de gestion numérique au point », regrette-t-elle. Alors forcément, lorsqu’on lui demande son avis sur la dématérialisation des factures d’ici 2026 pour les petites entreprise, elle répond, « ça sera encore très long ! J’attends tellement de voir en un coup d’œil chaque matin une projection rapide et claire de l’exploitation et ainsi mieux la piloter. »
Quant au reste de ses activités administratives, Marjorie Lambert délègue beaucoup. Pour les cultures, elle fait appel aux services de la chambre d’agriculture. La déclaration PAC et les plans prévisionnels de fumure sont dématérialisés. En revanche, « nous avons un conseiller qui se déplace une fois dans l’année, c’est indispensable. » Pour l’élevage de volaille, le pas de la dématérialisation n’est pas encore franchi, même si les outils existent. Le manque de fiabilité mais surtout de confiance envers le devenir des données reste encore un vaste sujet.
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