Tout sur une plateforme
Une fois la dématérialisation actée, les trésoriers et président de cuma n’auront plus qu’à consulter leurs factures via la plateforme Cuma Ged. Celle-ci est en cours de développement. « L’idée est que les responsables de cuma puissent consulter les factures en même temps que le comptable, explique Karine Douchet comptable pour les cuma des Hauts-de-France. Une fois réglée, elle pourra être classée et rangée dans cette même plateforme. »
Le gros point noir actuellement réside dans la récupération des factures. En effet, les responsables de cuma peinent parfois à retrouver toutes leurs factures car elles ont différents formats : pdf, mail, extranet ou encore papier. Et plusieurs personnes peuvent en avoir. « Avec la dématérialisation, il n’y aura plus qu’un seul endroit pour récupérer ses factures, c’est une bonne chose, estime Karine Douchet. Mais je crains que le rangement de l’ordinateur ne soit pas optimisé et que des factures soient perdues. Il faudra être vigilant. »
Karine Douchet comptable pour les cuma des Hauts-de-France.
Les documents administratifs déjà numérisés
Pour le moment, Cuma Ged permet de retrouver tous les documents administratifs de chaque cuma adhérentes à la frcuma des Hauts-de-France. Une étape de numérisation des documents a été nécessaire. « Bilans, comptes de résultat, statuts, tableaux d’investissements, immobilisations, tout y est, illustre la comptable. Maintenant ce sont aux responsables de tenir à jour cet espace. »
Mais les cuma émettent aussi des factures à leurs adhérents. Sur ce point, la numérisation est déjà amorcée. À l’heure actuelle, les cuma via leurs comptables pour la plupart, rédigent les factures via le logiciel MyCuma compta. « Les factures sont saisies et ensuite selon les cas, imprimées et envoyées par courrier ou envoyé via Cuma Ged où elle est enregistrée », poursuit-elle. C’est un premier pas vers la dématérialisation.
Cette plateforme peut envoyer par mail la facture ou via un lien. Avec cette dernière technique l’administrateur du compte peut vérifier la réception et la lecture de la facture. Tout comme gérer les relances en renvoyant la facture. Pour aller plus loin, une quarantaine de cuma de la région Hauts-de-France a décidé de mettre en place le prélèvement automatique. Dès qu’une facture est envoyée, un fichier XML avec les coordonnées bancaires des deux parties est envoyé à la banque pour un paiement 20 jours plus tard. « Avec cette méthode on constate moins de 2 % d’impayés », lance Karine Douchet.
Évolution des plateformes
Dès 2026, les choses risquent d’évoluer mais les plateformes vont le faire également. L’étape la plus importante reste la réception des factures. Pour le moment, rien n’est numérisé. « Pour être prêtes, les cuma doivent avoir chacune, à l’avenir, une boîte mail correspondante au numéro de SIREN, précise la comptable. Sans cela, aucun responsable ne pourra accéder aux factures sur la plateforme GED. »
Si les freins à cette dématérialisation persistent c’est avant tout pour des raisons psychologiques. « Les responsables de cuma angoissent de recevoir plein de mails et de ne pas pouvoir les gérer, d’être débordés, fait-elle remarquer. Il y a aussi une réticence à passer du temps dans un bureau devant l’ordinateur. Même si la dématérialisation va leur faire gagner du temps, ils n’ont pas cette impression. »
Une numérisation progressive
Pour ceux qui ont franchi le pas, une quarantaine sur 250 dans les Hauts-de-France, les motivations sont différentes. Soit les responsables sont jeunes ou à l’aise avec les technologies, soit ils ont à cœur de transmettre une cuma qui fonctionne bien, ou soit il y avait une urgence à redresser rapidement la trésorerie et la numérisation était le seul moyen.
Avant 2026, l’objectif pour les cuma est donc d’avancer progressivement sur la dématérialisation des factures tant que les plateformes et services d’accompagnement le permettent. « On ne pourra pas former du jour au lendemain nos 250 cuma à la dématérialisation, l’idée est que cela se fasse progressivement selon les envies de chacun. »
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