Pourquoi chercher de l’aide pour le secrétariat en cuma ? Confier à un tiers certaines tâches administratives libère du temps aux administrateurs. Ces derniers peuvent ainsi se recentrer sur les axes essentiels de développement de la coopérative. Plusieurs façons de mettre en place un secrétariat existent. Les cuma deux-sévriennes ne manquent pas d’idées pour trouver des réponses à leurs besoins.
Externaliser le secrétariat en cuma
Il est possible de faire appel à une société spécialisée dans le domaine du secrétariat qui met à disposition un collaborateur ayant les compétences requises. Bien souvent, il s’agit d’une personne ayant le statut d’auto-entrepreneur qui propose ses services à plusieurs entreprises.
C’est le cas dans la cuma du Regain, à Beaulieu-sous-Parthenay, où Claire Parent intervient une heure par semaine en moyenne. Elle assure :
- L’établissement et la relance des factures ;
- La gestion de la boîte mail de la cuma ;
- Le relevé des unités de travail enregistrées sur Karnott ;
- La mise à jour des données de la coopérative (adhérents, matériels, coordonnées…) ;
- La convocation à l’assemblée générale ;
- Le classement des documents ;
- Etc.
Elle réalise toutes les tâches sous la supervision du bureau de la cuma. Le mot d’ordre passé entre les administrateurs et Claire Parent est clair : pérenniser la structure pour que tout le monde s’y retrouve. La cuma compte 41 adhérents pour 24 matériels.
L’AGC Centre Ouest présente également une offre proposant aux cuma d’externaliser leur saisie comptable et leur secrétariat. Pour un tarif de 30 € de l’heure, la cuma choisit « à la carte », le travail qu’elle souhaite confier. Par ce biais, elle bénéficie d’une approche personnalisée, assurée par une personne spécialisée bénéficiant de l’expertise du centre de gestion. Cette approche permet de fiabiliser les saisies et la gestion de la cuma.
Ou un secrétariat interne
La cuma la Breuillaise a, elle, fait le choix de créer pour cette mission un emploi direct à temps partiel, à raison d’une journée par semaine. La secrétaire est donc salariée de cinq employeurs au total.
L’emploi dans la cuma complète son temps de travail. Le bureau de la Breuillaise supervise son travail en lui confiant des tâches variées :
- Gestion des chantiers avec l’outil Mycuma planning ;
- Organisation et convocation de l’assemblée générale ;
- Appui à la saisie comptable ;
- Pointage des comptes bancaires ;
- Classement des documents ;
- Établissement et suivi des factures ;
- Etc.
La mise en place d’un secrétariat comptable en cuma présente indéniablement de nombreux avantages. Des études ont d’ailleurs montré que l’externalisation de certaines tâches administratives permettait aux entreprises ou aux organisations de gagner en efficacité et en rentabilité.
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