Comment bien acheter son matériel ? Le rôle de la cuma est de répondre au besoin de ses adhérents. Lorsqu’elle achète un matériel, la première étape naturelle du processus consiste donc à récolter les besoins de l’ensemble des adhérents. Cela peut se faire par mail ou par SMS, ou alors la cuma peut profiter de son assemblée générale, voire organiser une réunion spécifique. L’important, c’est d’avoir le retour des agriculteurs.
1 – Pour bien acheter son matériel : la collecte des besoins
Selon les cas, les méthodes varient. Si l’on crée une activité de désilage ou de désherbage mécanique, c’est une logique complexe qui justifie une réunion spécifique. Dans ces cas-là, où les gens aiment bien voir une démonstration, visiter une cuma qui a de l’expérience, le projet sera plus long que pour un simple renouvellement à l’identique. À cette étape aussi, le responsable peut passer un coup de fil à la fédération des cuma. Ça ne coûte pas grand-chose et permet déjà de ne pas passer à côté d’une possibilité de subvention. Nous avons des références chiffrées et nous pouvons vous indiquer des contacts.
2 – Le cahier des charges
Même pour renouveler un déchaumeur, il faut fixer un cahier des charges sur la base du besoin des adhérents. Le salarié qui utilisera et entretiendra le futur matériel risque aussi d’avoir un avis pertinent et donc précieux pour établir ce premier document de référence. On y précise les caractéristiques telles que la largeur, parce que par rapport au précédent achat, les tracteurs ont peut-être évolué. On y indique aussi les besoins en équipement, par exemple, sur le déchaumeur, certains adhérents ont peut-être indiqué vouloir mettre un semoir.
3 – L’approche économique pour bien acheter son matériel
Si l’activité existe déjà, l’exercice est un peu plus simple : on ajoute ou déduit le volume potentiel en plus ou en moins pour définir le budget. Dans le cas contraire, il faut se baser sur l’activité potentielle donnée par les engagements prévisionnels. Des outils comme Cumacalc existent pour approcher un premier tarif prévisionnel. Après ce petit exercice, le groupe peut valider ses engagements. Ensuite, ce sera le devis qui fera foi.
4 – La recherche de devis
À ce stade, le groupe peut avoir ciblé quelques concessionnaires privilégiés parce que la relation et la qualité du service après-vente restent des paramètres importants. Souvent, même s’il y a une personne qui centralise, plusieurs adhérents se répartissent le travail et sollicitent le concessionnaire qu’ils connaissent.
5 – La comparaison des devis
Là, le groupe voit s’il a bien travaillé en amont, car dans ce cas-là, la comparaison ne sera pas difficile. En revanche, si la demande n’a pas été suffisamment cadrée, d’une offre à l’autre, on risque de trouver des options différentes ce qui complexifie l’analyse. Un conseil à un groupe qui ne sait pas s’il prendra ou non une option : demander qu’elle soit chiffrée à part du tarif de base.
6 – La signature du bon de commande
Après le vote qui valide le choix du groupe, le travail de l’acheteur n’est pas tout à fait terminé. À la signature du bon de commande, il faut bien qu’il mentionne la date précise de livraison, les conditions de garanties, de reprise et de retard (pénalités ou mise à disposition d’une solution de remplacement). Des conseils : indiquer sur le bon de commande une date de mise en route avec le vendeur et l’ensemble des futurs utilisateurs.
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