Que recouvrent exactement les frais de repas et comment l’employeur doit-il les prendre en charge? Un point en pratique, avec Agnès Clément, juriste en droit social au CER France.
Frais de repas: définition
Constituent des frais professionnels, les dépenses supplémentaires engagées afin de s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner.
Ceci, par des salariés qui se trouvent en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise. Et lorsque leurs conditions de travail leur interdisent de regagner leur résidence.
Attention: les dépenses supplémentaires engagées afin de s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner par des salariés qui ne se trouvent pas en déplacement pour leur travail ou sur un chantier hors des locaux de l’entreprise, ne sont pas des frais professionnels. Ils ne peuvent pas donner lieu au versement d’indemnités exonérées de cotisations de sécurité sociale.
Comment l’employeur doit-il indemniser les frais de repas en cas de déplacement?
Repas au restaurant
Lorsque le salarié en déplacement professionnel ne peut regagner sa résidence ou son lieu de travail habituel, il peut être contraint de prendre son repas au restaurant.
L’employeur doit démontrer que le salarié en déplacement devait, par ses conditions de travail, prendre son repas au restaurant.
L’employeur indemnise le salarié de ses frais de restaurant:
- soit en le remboursant intégralement, sur justificatifs;
- soit en lui versant une indemnité de repas.
Lorsque l’employeur verse une indemnité forfaitaire d’un montant inférieur ou égal à 19,40€ en 2022, l’allocation est réputée utilisée conformément à son objet.
Par conséquent, l’employeur peut la déduire de l’assiette des cotisations sociales sans qu’il lui soit nécessaire de produire des justificatifs.
Repas hors des locaux de l’entreprise
Cette hypothèse concerne le cas du salarié en déplacement hors des locaux de l’entreprise. Ceci lorsque ses conditions de travail lui interdisent de regagner sa résidence ou son lieu de travail. Et que les circonstances ou les usages de la profession obligent ce salarié à prendre ce repas au restaurant.
Ces indemnités peuvent aussi être appelées paniers ou indemnités de casse-croûte.
Sont concernés les salariés occupés notamment sur des chantiers.
L’employeur indemnise le salarié de ses frais de repas hors des locaux de l’entreprise:
- soit en le remboursant intégralement, sur justificatifs;
- soit en lui versant une indemnité de repas hors des locaux de l’entreprise.
L’employeur verse une indemnité versée exonérée de cotisations dans la limite d’un montant forfaitaire égal à 9,50€ en 2022, sans qu’il ait besoin de produire un justificatif.
À noter: certaines conventions collectives prévoient des montants d’indemnités de panier supérieurs. Dans cette hypothèse, seule est exonérée la part correspondant à 9,50€, le dépassement étant soumis à charges sociales.
Quid des repas pris au travail?
Quelles sont les règles pour les repas pris sur le lieu de travail?
Parfois le salarié doit prendre son repas sur son lieu de travail en raison de conditions particulières. Il peut s’agir de l’organisation de travail.
Alors la qualification de remboursement de frais professionnels est acquise. L’employeur peut alors verser une indemnité forfaitaire.
Le salarié doit prendre une restauration sur son lieu de travail chaque fois que le temps de pause réservé au repas se situe en dehors de la plage horaire fixée pour les autres salariés de l’entreprise.
Les conditions particulières d’organisation du travail visées par l’arrêté de 2002 se réfèrent également au travail en équipe, au travail posté, au travail continu, au travail en horaire décalé ou au travail de nuit.
La limite d’exonération est fixée à 6,80€ en 2022.
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