Les délais de conservation de vos documents varient en fonction de leur type selon le Ministère de l’Economie qui précise les durées légales de conservation en fonction de chaque type. Ces obligations s’appliquent pour les particuliers et les entreprises, les sociétés et les coopératives comme les cuma pour lesquelles un état des lieux complet des documents archivables est disponible.
5 ans pour les docs commerciaux et bancaires
Les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale doivent être conservé pendant 5 ans. C’est aussi le cas des documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises. Alors que les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
10 ans pour les factures et pièces comptables
Les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique seront conservés 10 ans. Tout comme les correspondances commerciales telles que les bons de commande, les bons de livraison… Idem pour les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives. Les documents relatifs aux comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) sont soumis à la même durée de conservation.
6 ans pour le fisc
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale doivent être conservés pendant un délai de 6 ans […] ». Cela concerne l’impôt sur le revenu, les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la taxe sur la valeur ajoutée, etc.
Et vos papiers personnels?
Les documents liés aux questions familiales doivent la plupart du temps être conservés de façon permanente. Il s’agit des actes d’état civil, contrats de mariage, livrets de famille et diplômes. En matière d’assurance, les quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation doivent être conservés 2 ans à compter de la date du document, de même que le contrat d’assurance. Le délai est porté à 10 ans pour les contrats d’assurance vie. Ce n’est que 5 ans, pour les factures d’électricité et de gaz et d’eau. Et 3 ans pour les quittances de loyer, contrats de location, états des lieux. Quant aux bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail, ils doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite.
Sanctions pour non conservation
Dans certains cas, ne pas conserver les documents peut vous valoir des sanctions. C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux. En cas d’absence, une amende de 5000€ est applicable.
