La liste des informations obligatoires à transmettre aux travailleurs et travailleuses, dont les apprentis et les stagiaires, à l’embauche a été étendue. Et le délai de transmission de ces informations a été raccourci.
Informations obligatoires à l’embauche: changement à partir du 1er août 2022
Tout d’abord, ces nouveautés sont prévues par la directive n°2019/1152 du 20 juin 2019 dont les dispositions, à défaut de texte de transposition, sont directement applicables à compter du 1er août 2022.
En outre, pour les contrats de travail en cours au 1er août 2022, la directive prévoit que l’employeur doit fournir ou compléter les documents d’information délivrés au travailleur uniquement à sa demande.
Par ailleurs, il s’agit d’exigences minimales pouvant être renforcées par les textes règlementaires ou conventionnels.
Les nouveautés sur la durée du travail
L’ancienne obligation portait uniquement sur une obligation d’informer sur la durée du travail quotidienne ou hebdomadaire.
Aujourd’hui, l’obligation d’informations porte sur:
- Si la durée du travail est prévisible : la durée du travail quotidienne ou hebdomadaire normale, les modalités sur les heures supplémentaires et leur rémunération et le cas échéant toute modalité concernant les changements d’équipe.
- Si la durée du travail est imprévisible : l’information du principe de l’horaire de travail variable, du nombre d’heures rémunérées garanties et de la rémunération du travail effectué au-delà de ces heures garanties ; des heures et jours de référence durant lesquels le travailleur peut être appelé à travailler ; du délai de prévenance minimal auquel le travailleur a droit avant le début d’une tâche et, le cas échéant, le délai d’annulation de cette tâche.
Les nouveautés sur la durée des contrats
Ensuite, pour les contrats temporaires et à durée déterminée, l’obligation d’informer porte sur:
- La date de fin ou la durée prévisible de la relation de travail ;
- L’identité des entreprises utilisatrices pour les contrats de travail temporaire.
En complément, il faut également transmettre les informations suivantes:
- Durée et conditions de la période d’essai.
- Droit à la formation octroyé par l’employeur.
- Procédure complète à respecter en cas de rupture de la relation contractuelle (délai de préavis…).
- Identité des organismes de sécurité sociale percevant les cotisations de sécurité sociale et protection sociale fournie par l’employeur (incluant la couverture par les régimes complémentaires).
Nouveauté sur les délais d’informations
La Directive raccourcit les délais dans lesquels l’employeur doit informer son nouveau salarié. L’employeur disposait auparavant d’un délai de 2 mois au plus tard après le début du travail.
Ainsi à compter du 1er août, les information « essentielles » suivantes doivent être transmises au plus tard dans un délai de 7 jours calendaires à compter du 1er jour de travail :
- Identité des parties
- Lieu de travail
- Titre et catégorie d’emploi
- Date de début du contrat
- Informations relatives à la durée du travail (cf supra)
- Durée du contrat temporaire ou à durée déterminée (cf supra)
- Durée et conditions de la période d’essai
Les autres informations, jugées non essentielles, doivent être communiquées sous un mois à compter du premier jour effectif de travail.
Les supports de transmission des informations obligatoires à l’embauche
La précédente règle prévoyait que le support pouvait être le contrat de travail écrit et/ou une lettre d’engagement et/ou un ou plusieurs documents écrits (ou à défaut déclaration écrite signée par l’employeur) si le ou les documents comporte les éléments essentiels.
La nouvelle directive prévoit que l’employeur doit transmettre l’information de manière écrite et individuelle.
Elle peut être sur un ou plusieurs documents en support papier ou sous forme électronique:
- si le travailleur a accès à ces informations
- si employeur et salarié peuvent stocker et imprimer ces informations
- et si l’employeur conserve un justificatif de la transmission et de la réception sous format électronique.
Enfin, à lire également concernant la réglementation pour les employeurs:
Frais de repas: que doit prendre en charge l’employeur?
