Zeendoc est un outils qui pourrait aider les cuma à entrer plus facilement dans l’ère du numérique. En effet, dès le 1er septembre 2026, elles vont devoir accepter de recevoir des factures dématérialisées. Elles auront cependant jusqu’au 1er septembre 2027 pour les émettre de la même façon. Ce dispositif requiert toutefois de s’y préparer, afin d’éviter les mauvaises surprises. Pour anticiper au mieux ce virage, les cuma doivent en accélérer la mise en œuvre.
Zeendoc, un outil de gestion électronique
Comment ? Grâce à Zeendoc, un outil de gestion électronique des documents (GED), vous adressez aisément vos factures sous format numérique. Créant un lien entre les pièces constituant un même dossier (devis, bons de commande, factures), le logiciel permet de tracer très facilement l’historique de consultation.
Si la coopérative souhaite se décharger de l’impression de la facture et de sa mise sous pli, Zeendoc offre la possibilité d’accomplir cette tâche, à moindre coût ; le prix du timbre étant négocié au niveau national. N’hésitez pas à en parler à votre comptable qui saura vous accompagner dans cette démarche.
Quels sont les avantages ?
Zeendoc répond efficacement aux problématiques d’archivage et de classement des documents. Cette gestion électronique s’opère sur un espace en ligne dédié et sécurisé, agrégeant l’ensemble des pièces comptables et fédératives. Au sein du réseau, plus de 10 000 factures d’adhérents et de cuma, sont déjà archivées. Leur dématérialisation, via la GED, est désormais active.
Ce nouveau canal de diffusion et de partage, par voie électronique, conjugue plusieurs avantages, dont :
- La fluidité des informations via un accès sécurisé ;
- La synchronisation des échanges entre les coopératives, l’AGC et la fdcuma.
Début 2024, des formations seront proposées, afin que les adhérents se familiarisent à l’utilisation de ces nouveaux outils (solutions logicielles de GED, suite Mycuma Infinity, applications sur smartphone). En attendant, voici quelques conseils pour transmettre correctement vos factures dématérialisées à votre comptable :
- Créez un dossier cuma sur votre ordinateur.
- Enregistrez-y les factures reçues par mail.
- Puis renommez-les avec le nom du fournisseur et la date de la facture.
Si vous souhaitez accéder à Zeendoc, n’hésitez pas à contacter votre comptable ou animateur.
Pour plus d’information, retrouvez aussi ces article sur www.entraid.com :
