Les erreurs de gestion qui reviennent dans les cuma sont classées de 1 à 10, avec un niveau de fréquence de 1 à 4 (1 : très peu fréquent, 4 : très fréquent). Voici notre top 10 des erreurs de gestion.
1 – Bulletin d’engagement : défaut de de signature (4)
Risques. La souscription de parts sociales et la prise d’engagements sont les deux éléments obligatoires qui matérialisent l’adhésion de l’associé coopérateur. Sans engagement, la cuma n’aura pas de lisibilité sur ses projets d’investissement, sur la poursuite de son activité. Elle se met dans l’incapacité de recours en cas de défaut de poursuite d’activité d’un de ses adhérents.
Remèdes. Le plus souvent, il s’agit de bulletin d’engagement collectif, à signer à la création et à chaque renouvellement, en précisant la durée et le nombre d’unités. Pour gagner en souplesse, il est possible de gérer les engagements par activité, et non matériel par matériel. Quant aux parts sociales, pour simplifier leur gestion, certaines cuma modulent leur montant en fonction du CA de chaque adhérent.
2 – Investissements « compulsifs » (3)
Risques. On n’achète pas un automoteur en une semaine ! C’est une faute qui peut s’avérer pénalisante de ne pas avoir des modalités de décision d’achat claires. Rappelons qu’un groupe ne peut acheter lui-même son matériel sans une validation du CA. Et sans mandat clair, seul le président est habilité à signerr le bon de commande.
Remèdes. Préciser dans le règlement intérieur à quel niveau et comment se prépare le projet et se prend la décision Rappel : le CA doit réunir 50% des administrateurs pour pouvoir délibérer.Un vote consultatif de principe auprès des futurs utilisateurs est possible, voire recommandé, mais la décision finale est du ressort du CA.
3 – Contrat de travail incomplet (1)
(déclaration sociale nominative manquante, et/ou autres démarches obligatoires pour un contrat de travail)
Risques. Toute erreur relative au droit du travail des salariés est rédhibitoire. Dès que vous touchez au droit social, c’est carton rouge, avec le président qui peut très vite se retrouver face à des sanctions pénales.
Remèdes. Indispensable de se faire accompagner si dans le groupe personne n’a de compétences ou/et de disponibilité pour se saisir de ce sujet crucial.
4 – Absence de formalisme (3)
(non-respect des procédures de convocation aux différentes réunions, absence de PV de décision…)
Risques. Toutes les décisions qui auraient été votées au cours d’une réunion (AG ou CA), et dont les modalités de convocation n’étaient pas conformes à la règlementation, peuvent être révoquées en cas de réclamation d’un membre de la cuma. Tout achat de matériel, d’entrée ou sortie d’adhérents, doit faire l’objet d’une trace écrite dans un PV de CA. Encore trop de groupes investissent dans des matériels de plus de 300 000 € sans trace écrite !
Remèdes. Il faut respecter le cadre règlementaire. à trop vouloir simplifier, on prend des risques ! On doit mandater un responsable (le plus souvent le secrétaire) pour rédiger en bonne et due forme les convocations aux réunions, mais aussi la rédaction des PV d’AG et de CA. Partez du principe que toute décision dans la gestion de la coopérative doit avoir une trace écrite. Il existe des modèle de PV simplifiés, n’hésitez pas à vous en procurer auprès de votre fédération.
5 – Mauvaise gouvernance (2)
(pas de management des salariés, manque de transparence, non prise en compte des attentes)
Risques. En l’absence d’une équipe d’administrateurs ouverts et impliqués au service de l’ensemble de ses membres, la pérennité de la cuma est directement menacée. D’autant plus si, par indifférence ou pusillanimité, on laisse pourrir les litiges lorsqu’ils surviennent, notamment en cas d’agression verbale ou physique vis-à-vis d’un adhérent. Sans cap, le bateau cuma risque le naufrage et les adhérents de quitter le navire, petit à petit.
Remèdes. Les cuma sont d’abord des coopératives, avec des principes de fonctionnement participatif qui reposent sur l’équité et l’émancipation de chaque adhérent au sein du groupe. D’où la nécessité de bien déterminer qui fait quoi. L’opportunité de réaliser un DiNA peut remédier à cette situation. Il peut s’agir d’une enquête auprès des adhérents ou d’un travail prospectif sur l’avenir du groupe…
6 – Projet financier mal ficelé (2)
(montant et durée d’emprunt mal évalués, coût prévisionnel imprécis ou absent, budget de trésorerie inexistant…)
Risques. Les cuma sous-estiment parfois les frais généraux ou d’autres frais quand elles construisent leur plan de financement. Or cela compte de prévoir, notamment pour les nouveaux entrants, le prix escompté pour utiliser les matériels qui seront mis à disposition des adhérents.
Remèdes. Le réseau cuma a des outils tels que cumacalc ou calcuma, pour échafauder son étude financière prévisionnelle. Vous pouvez appeler aussi l’animateur ou le comptable, pour établir un plan de financement précis. (Ces deux outils permettent de déterminer le coût prévisionnel d’investissement d’un matériel. Cumacalc, élaboré par le réseau cuma Ouest, est disponible sur cumacalc.fr. Calcuma est conçu par le réseau cuma Aura).
7 – Mauvaise gestion des impayés (3)
Risques. L’erreur est de laisser « pourrir » ce sujet. L’impact est financier pour le débiteur ainsi que pour les autres adhérents qui jugeront qu’il y a une rupture d’égalité entre les adhérents réglos et les autres.
Remèdes. Il faut mettre ce sujet sur la table. Cela peut déclencher une prise de conscience chez les retardataires. Déterminer des règles dans le RI : procédure de recouvrement, versement d’intérêts de retard, refus d’accès au matériel. Parfois, le débiteur est le voisin, un membre de la famille, un ami d’enfance… Ne pas hésitez à se faire accompagner pour agir rapidement dans ces situations délicates.
8 – Trésorerie mal gérée (1)
(trop réduite ou trop abondante)
Risques. L’absence de trésorerie peut compliquer tour à tour le remboursement d’annuités de prêts, le règlement des réparations imprévues de matériel, le remboursement des parts sociales. à l’inverse, trop de trésorerie… peut inciter les adhérents à décaler le paiement des factures à la cuma !
Remèdes. Effectuer si nécessaire un budget de trésorerie en lien avec le comptable pour s’assurer que les ressources et les emplois s’équilibrent sur la durée. La cuma doit viser un montant de trésorerie suffisant pour garantir sa sécurité financière. Attention, trois années de déficits successifs imposent une révision coopérative.
9 – Travailler avec des non-adhérents (2)
Risques. Ce n’est pas grave si c’est exceptionnel, dans le cas d’opération de solidarité par exemple, et pour des petits montants. En revanche, c’est grave pour l’équité de généraliser cette pratique, et pire encore d’effectuer des prestations avec du matériel de cuma.
Remèdes. Souscrire des parts sociales et des engagements dans la cuma à la hauteur des matériels qu’utilisera l’adhérent. Les nouveaux statuts prévoient en option la possibilité de « période probatoire » comme durée d’essai en cas de doute.
10 – Manque de convivialité (1)
Risques. En l’absence de moments récréatifs ou festifs, les relations de travail risquent de se tendre dangereusement lors des conflits. « On doit prendre du plaisir à travailler ensemble ! »
Remèdes. Nommer un M. (ou une Mme) convivialité dans la cuma, qui veillera à ne pas sous-évaluer cette dimension. Exemple : repas annuel, rafraichissement ou un café lors des réunions…
Autres erreurs de gestion
- Trou dans la couverture assurantielle : une mise à jour régulière de l’assurance du parc de matériels s’impose. Ce qui est grave, c’est d’abord de ne pas en parler.
- Mauvaise rédaction du bon de commande : à l’origine de fréquents litiges, notamment sur les délais maximum de livraison, insuffisamment mentionnés.
- Choix incorrect de l’unité de facturation : cela se corrige après débat sur le type d’unité adapté (heure, hectare, UGB, forfait…) au regard du coût réel d’utilisation, de la facilité de mise en œuvre, de l’équité ente adhérents…
- Revente du matériel de la cuma à un administrateur : cette décision doit faire l’objet d’une convention décidée en CA, sans la présence de l’intéressé. Sans quoi, on peut le soupçonner d’une prise illégale d’intérêt. Précision : un adhérent qui resterait le seul utilisateur d’un matériel ne peut lui-même décider de le revendre. Même s’il a payé seul les frais d’entretien et de réparation les dernières années, le matériel reste propriété de la cuma.
- Absence d’un règlement intérieur : c’est un document obligatoire qui a le mérite de clarifier par écrit les règles de fonctionnement du groupe. Approuvé et modifiable à l’AGO, il doit être distribué à chaque nouvel arrivant.
- Non mise à jour du capital social : il doit évoluer selon de degré d’utilisation du matériel. Donc, à chaque renouvellement ou modification du niveau d’activité, il devrait être réajusté. Ceci afin de garantir l’équité de traitement entre les utilisateurs.
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