Réorganisation + outils numériques: «oui, la charge est moindre»

La cuma d’Arvieu met à la disposition de ses 80 adhérents plus de 80 matériels, sur des activités très variées. «Cela va du travail du sol à l’épandage d’effluents et de chaux, en passant par le pulvérisateur, le tracteur, un gros service bennes, les matériels de fauche, la pelle mécanique, le débroussaillage, une bétaillère…», énumère Guilhem Lacan, l’un des nouveaux responsables embarqués dans la réorganisation de la cuma.

«La commune est très grande, avec un périmètre de 25 à 30km», souligne-t-il. Ce qui explique que le groupe n’a pas fait le choix du hangar. La cuma d’Arvieu met à disposition un salarié. Ce dernier va aussi travailler dans les exploitations de ses adhérents dans le cadre d’une activité groupement d’employeurs. L’équipe de responsables doit donc gérer un volume d’activité considérable, avec des matériels variés, en de multiples exemplaires, répartis sur un grand territoire, avec un salarié.

Engagement spontané

«J’ai repris la responsabilité de président lorsque mon prédécesseur a dû s’arrêter pour raison de santé», détaille Christian Monteillet, l’actuel président. «Au départ, j’ai repris son fonctionnement, qui consistait, comme dans de nombreuses cuma, à tout faire en s’appuyant sur une ou deux autres personnes.»

Une charge plutôt lourde, donc. Pour que l’histoire ne se répète pas, et parce qu’il sent que ce type de fonctionnement empêche les adhérents à se projeter dans la prise de responsabilité, Christian Monteillet sollicite la fédération des cuma pour réorganiser le travail.

«Nous avons simplement listé les tâches dans un exercice du type Qui fait quoi?» Ce qui a permis de ‘dédoubler’ chaque poste et d’adjoindre à chacun d’entre eux une liste précise de tâches, plutôt qu’un simple intitulé de fonction. «L’un des trésoriers s’occupe par exemple de l’encaissement et du suivi des règlements, l’autre du règlement des fournisseurs», détaille le président.

Deux responsables ‘numérique’ à la cuma d’Arvieu

Une fois cela précisé, la prise de responsabilité s’est faite assez spontanément. «Nous n’avons même pas eu besoin d’être trop directifs!», indique-t-il. En revanche, cette réorganisation engendre un besoin accru de communication, avec davantage de responsables, éparpillés sur un large territoire sans lieu central. «On ne pouvait pas faire de réunion physique tout le temps, ni multiplier coups de fil et courriers.» Les outils numériques s’imposent.

L’équipe vient donc de se faire accompagner par la fédération des cuma. Le travail d’animation a duré 2,5 jours. En outre, il a abouti à la mise en place d’une boîte mail associée à un espace de stockage pour tous les documents administratifs.

«Ainsi, tous les responsables peuvent avoir accès à ces documents où qu’ils se trouvent», indique Christian Monteillet. «Sandrine Anglade, l’animatrice qui nous a suivi sur ce dossier, nous a aussi présenté l’outil de visioconférence associé au compte Google. Mais dans un premier temps, on se garde quand même quelques réunions pour se revoir, suite à la pandémie, on en a besoin. Mais si besoin, on essaiera.»

Les responsables peuvent aussi compter sur les droits d’accès et l’exploitation des données comptables sous le logiciel Néocuma. Et les adhérents peuvent désormais réserver certains matériels ou la présence du salarié via l’outil RésaCuma.

Pour ne pas déroger aux bonnes habitudes, deux ‘responsables numériques’, dont Guilhem Lacan, ont aussi été désignés pour suivre ces outils qui ont été présentés aux adhérents lors de la dernière assemblée générale début mars.

Enfin, à découvrir: Des outils numériques au service des cuma.