L’époque est volontiers procédurière. En prolongement des statuts qui définissent l’organisation de la cuma, le règlement intérieur précise utilement les règles de fonctionnement de la cuma pour parvenir à maximum d’efficacité.
Une obligation
Depuis le 25 juin 2020, les coops doivent avoir des statuts conformes aux nouveaux modèles homologués par le Ministère de l’Agriculture. Les cuma dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 200.000€HT, ont jusqu’au 1er juillet 2022 pour réaliser cette mise en conformité. De plus, c’est aussi l’occasion de mettre à jour le règlement intérieur de la cuma, obligatoire pour tous les associés coopérateurs. Ce document constitue en effet un prolongement des statuts dont certains articles peuvent renvoyer au règlement intérieur. Le RI peut également être mis à jour après un renouvellement du conseil d’administration ou après un litige.
A noter: le RI et les statuts doivent être cohérents entre eux. En effet, en cas de contradiction, les statuts priment sur le règlement intérieur.
Qui rédige le règlement intérieur de la cuma?
C’est la responsabilité du Conseil d’administration de la cuma. Le RI peut ensuite être soumis à l’assemblée générale afin d’informer les adhérents. Il s’appliquera à tous même à ceux qui auraient voté contre! Tout nouvel associé est en droit d’obtenir un exemplaire du règlement intérieur et des statuts.
«Le texte doit être clair, simple, précis et compréhensible pour tous les adhérents» rappelle Pauline Béliard, juriste à la fncuma. Préférer les phrase courtes.
Nota: certaines dispositions telle que l’organisation des chantiers ou les modalités de fixation des prix, peuvent faire l’objet d’un RI propre à un secteur d’activité.
Quel contenu intégrer dans le règlement intérieur de la cuma?
Plusieurs articles du RI revêtent une dimension «stratégique». En cas de tension, le règlement servira de support de discussion pour rappeler les fondamentaux et limiter les dérives.
Exemples:
- Souscription et mise à jour du capital social.
- Durée de l’engagement et remboursement des parts sociales (le HCCA recommande une durée minimum de renouvellement de 3 ans).
- Conséquence du non-respect de l’engagement (participation aux frais fixes, application d’un pénalité…).
- Organisation du travail et des chantiers (planning, conduite, enregistrement des travaux, logement du matériel, entretien, réparations, gestion des salariés, …).
- Modalités de fixation des prix des services.
- Modalités de règlement des factures (conditions, délai de contestation, application d’intérêts de retard, procédure de suspension des services, compensation de dettes, ….).
- Application du taux de TVA.
- Election et renouvellement du conseil d’administration et du bureau et modalités de fonctionnement.
- Médiation.
Comment s’y prendre?
Enfin, la fncuma distingue trois étapes consécutives dans l’élaboration en groupe du règlement intérieur.
- Identification: quelles seraient les sources conflits et les raison d’exclusion?
- Solutions: quelles procédure peut-on mettre en place pour traiter un conflit et quels éléments de preuve aurons-nous besoin?
- Concrétisation: démarrage de la rédaction puis communication.
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