Pour répondre à des problématiques de gestion ou de communication, les outils numériques peuvent être des facilitateurs. Toutefois, il n’est pas toujours évident de s’y retrouver face à la multitude d’offres de logiciels, et aussi de réussir à les utiliser. Afin de soutenir les cuma, la fédération régionale vient de recruter Cédric Schmitt en tant que conseiller numérique. Son rôle, entre autres, est d’accompagner les cuma et les fédérations dans leur usage du numérique et de contribuer aux projets régionaux et nationaux. Son accompagnement se réalise sous la forme d’un Dispositif national d’accompagnement des cuma.
Un accompagnement pour la mise en place des outils numériques
Un premier échange permet d’établir un diagnostic pour clarifier vos besoins, identifier des solutions adaptées à votre cuma et votre mode de fonctionnement. Vous serez ensuite accompagnés et formés à la mise en place et à l’utilisation des outils.
Vous pourriez par exemple chercher à améliorer:
- la communication au sein du collectif (création d’adresse mail, utilisation messagerie instantanée, newsletter, visioconférences…);
- le partage de documents administratifs et comptables (apprendre à numériser, utiliser un drive ou la gestion électronique des documents);
- la gestion du partage du matériel (agenda partagé pour voir les disponibilités du matériel, le suivi de son entretien).
Les responsables de la cuma aveyronnaise d’Arvieu ont décidé de réorganiser les responsabilités, pour rendre les fonctions plus accessibles et ainsi faciliter le renouvellement des responsables. Ce projet a été mené à bien avec l’aide de la Fédération départementale des cuma. Par contre, cette réorganisation a engendré un besoin accru de communication, avec davantage de responsables, éparpillés sur un large territoire sans lieu central.
«On ne pouvait pas faire de réunion physique tout le temps, ni multiplier coups de fil et courriers», explique Christian Monteillet, le président. Les outils numériques se sont donc imposés. L’équipe vient donc de se faire accompagner par la Fédération des cuma. Le travail d’animation a duré deux jours et demi, via le Dispositif national d’accompagnement des cuma.
Mail, ‘drive’, visioconférence…
Ce travail a abouti à la mise en place d’une boîte mail associée à un espace de stockage pour tous les documents administratifs. «Ainsi, tous les responsables peuvent avoir accès à ces documents où qu’ils se trouvent», indique Christian Monteillet.
«Sandrine Anglade, l’animatrice qui nous a suivis sur ce dossier, nous a aussi présenté l’outil de visioconférence associé au compte Google. Mais dans un premier temps, on se garde quand même quelques réunions pour se revoir, suite à la pandémie, on en a besoin. Mais si besoin, on essaiera.» Les responsables peuvent aussi compter sur les droits d’accès et l’exploitation des données comptables grâce au logiciel Néocuma. Et les adhérents peuvent désormais réserver certains matériels ou la présence du salarié via l’outil RésaCuma.
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