En Savoie, la cuma de Moyenne Tarentaise utilise myCuma Planning depuis un an. Avec 45 adhérents et un parc d’une vingtaine de matériels dont trois tracteurs, les réservations se faisaient avant d’une manière un peu particulière.
Depuis de nombreuses années, le suivi des réservations des matériels était confié à un seul adhérent. «Il prenait tous les coups de téléphone et planifiait les réservations sur un carnet. Durant les périodes de gros travaux il fallait jongler avec les attentes de chacun. Tout fonctionnait jusqu’à ce que l’adhérent prenne d’autres responsabilités et annonce la fin de sa participation au suivi des réservations», commente Christophe Billat, président de la cuma. «Nous nous sommes alors rendu compte de l’énorme travail qu’avait réalisé l’adhérent durant toutes ces années. Un travail que personne ne voulait bien sûr reprendre et il fallait donc trouver une solution.»
Pouvoir paramétrer les réservations
Comment fonctionnaient les autres cuma? C’est la question qui a été posée à l’animateur de la fdcuma. «Il nous a alors présenté le système de réservation myCuma Planning. Nous avons d’abord fait une petite formation avec tous les administrateurs pour voir si la solution convenait. Ensuite, l’année dernière, durant le confinement, tous les adhérents ont suivi une formation de mise en route en ‘visio’ et cela a bien fonctionné.»
Tous les matériels de la cuma ont été rentrés dans le logiciel. Christophe Billat développe: «Nous en avons profité pour mettre des durées de réservation maximales sur certains outils. Objectif: mieux faire circuler le matériel. Aussi des obligations pour la réservation d’un ensemble de matériels. Par exemple, quand on réserve une tonne à lisier, elle est obligatoirement associée à un des tracteurs de la cuma. Les tonnes sont adaptées à nos tracteurs au niveau des branchements, du freinage… Cela permet d’éviter les problèmes d’adaptation et les pannes. La mise en place de myCuma Planning a également été l’occasion de changer quelques points dans le règlement intérieur. Comme le fait que le matériel doit être ramené au hangar de la cuma après utilisation.»
Le planning en un coup d’œil
Après un an d’utilisation, différents résultats apparaissent. «Le matériel circule bien entre les adhérents. Le fait de pouvoir visualiser le planning de chaque matériel en un coup d’œil est un élément très pratique. Cela permet de voir qui a réservé et jusqu’à quand. L’outil myCuma Planning nous a enlevé une grosse épine du pied. La contrepartie, c’est que nous assistons parfois à une surréservation du matériel. Certains ont des besoins pour une utilisation sur deux jours, mais en réservent trois au cas où.»
Même constatation à la cuma de Fleurie dans le Rhône. «La surréservation par les adhérents peut être un effet pervers. Il faut trouver des solutions pour favoriser encore plus la circulation des matériels», introduit Joseph Bouchard, président. Cuma viticole avec 35 adhérents et beaucoup d’outils attelés, la cuma de Fleurie est utilisatrice de myCuma Planning depuis 2015. «Avant, les adhérents m’appelaient pour connaître la disponibilité des matériels et faire les réservations. Cela me prenait un temps fou. Depuis maintenant six ans que nous utilisons myCuma Planning, nous constatons que le matériel n’est pas plus utilisé. En revanche, durant les périodes de gros travaux, le fait de pouvoir visualiser le planning permet de boucher les trous et d’éviter les embouteillages.»
Retrouver de la fluidité
À la cuma de Saint-Pierre-de-Paladru en Isère, La simplification de la réservation a commencé avec l’arrivée du premier tracteur en 2012. «À l’époque, nous avions 850h engagées sur le tracteur. Pour qu’il y ait le moins de creux possible, nous avons créé une boîte mail et utilisé son agenda pour réserver le tracteur, puis l’épandeur», décrit Thierry Seigle-Vatte, président de la cuma. «La première année nous avions gagné 100h d’exploitation grâce à l’agenda et à la planification de la réservation. Nous sommes même arrivés à 1.200h.» Mais l’accès à l’agenda de la boîte mail restait peu pratique. De plus, tous les matériels de la cuma ne pouvaient pas être rentrés dans ce planning. «Nous avons donc demandé à l’animateur de la fdcuma comment améliorer notre système de planification et il nous a proposé myCuma Planning.»
Thierry Seigle-Vatte, président de la cuma de Saint Pierre de Paladru: «myCuma Planning est compatible avec toutes les plates-formes, PC, smartphone, tablette. Et surtout, il est disponible hors connexion.»
Depuis maintenant deux ans, le système de réservation myCuma Planning est opérationnel pour la cuma. «À partir du moment où tout le monde peut voir la disponibilité du matériel sans avoir à passer par le responsable, cela amène plus de fluidité pour poser les réservations, explique Thierry Seigle-Vatte. La limite de la cuma, c’est quand même le fait de passer du temps à savoir où est le matériel. Aujourd’hui les adhérents ont une vue sur qui utilise le matériel. Ils peuvent ainsi s’appeler pour anticiper la disponibilité et mieux organiser la circulation des différents outils.»
Simple d’utilisation
«Il suffit d’un mot de passe et d’un ordinateur ou d’un téléphone. Le site est compatible avec toutes les plateformes, PC, smartphone, tablette, etc. Il est simple d’utilisation et surtout il est disponible hors connexion. On peut enregistrer des données sans avoir de connexion à internet et synchroniser lorsqu’on retrouve une connexion.»
MyCuma Planning: les principales fonctionnalités
- Accès au planning selon plusieurs vues: mensuelle, hebdomadaire, journalière, par matériel, agenda.
- Affichage des vues en 6 jours glissants (ex : aujourd’hui + 6 jours)
- Affichage filtré (par famille ou type de matériels) pour les cuma ayant un parc matériels important.
- Gestion des pannes ou indisponibilité du matériel.
- Possibilité de réservation ferme ou de validation des demandes par le responsable.
- Réservation sur plusieurs jours, réservation de plusieurs matériels.
- Saisie du carnet d’entretien: réparation, panne, entretien.
- Saisie possible du volume de travail. Les saisies peuvent être transférées directement sur myCuma Compta pour générer la facturation.
- Différents profils d’utilisateurs: adhérent, saisie en délégation (saisir pour un adhérent n’ayant pas d’accès Internet par exemple), responsable matériel, responsable cuma.
- Plage de réservation (nombre de jours maximums ouverts pour une réservation après la date du jour).
- Limite de réservation (la réservation doit être faite X jours avant la date prévue).
- Régulation (nombre de jours maximums consécutifs de réservation du matériel pour un adhérent).
- Date d’ouverture de réservation (date à partir de laquelle le matériel est visible pour une réservation).
- Indication des matériels ouverts à la réservation pour chaque adhérent.
- Possibilité de créer des groupes de matériels associés (ex : tracteur + outil).
- Éditions statistiques paramétrables.
- Gestion du multicuma.
- Notification optionnelle par mail.
