Comment rendre une réunion efficace? Voici trois questions à se poser en amont.
1/ Quel est l’objectif de cette réunion?
La première question à se poser lorsqu’on prépare une réunion semble évidente. Et pourtant! La réponse n’est pas si simple. Surtout, le flou n’a pas sa place ici. Le bon responsable de groupe commence en effet par fixer un objectif. Celui-ci est d’autant plus pertinent qu’il sera le plus clair et le plus précis possibles. En fonction de leur objectif, deux réunions différentes n’auront ni la même durée, ni les mêmes enjeux.
Une réunion efficace? Aussi une question de personnes
2/ Qui est indispensable pour atteindre cet objectif ?
Vient donc la question des personnes dans un second temps. Cette question cache différents enjeux. D’une part, il s’agît de vérifier que la liste des invités n’oublie aucun intéressé potentiel. De plus, l’organisateur identifiera quels sont les participants indispensables. Sans eux, tenir la rencontre n’aura pas trop de sens. À l’inverse, ce questionnement doit aussi conduire à dispenser les éventuelles personnes qui auraient d’ordinaire été invitées par convention ou par habitude, mais dont la présence ne sera pas pertinente au regard de l’objectif du jour.
3/ Puis-je atteindre l’objectif sans réunion?
La dernière question de ce triptyque des questions d’or, introduit que d’autres méthodes existent. Y recourir peut s’envisager, sous certaines précautions. Car attention, l’idée de procéder, par exemple, via une messagerie, se réserve à des sujets simples et non polémiques. Si la vraie raison d’organiser l’échange à distance est d’éviter le débat ou la confrontation sur des sujets sensibles, c’est à coup sûr une mauvaise idée.
Des alternatives?
Le renouvellement d’un matériel est un cas typique en cuma. Ce projet, par exemple pour un semoir, induit souvent un besoin de concertation. Déjà, le groupe devra définir le cahier des charges pour choisir son prochain matériel. Pour cela, le responsable organisateur peut se fixer comme objectif de recenser les caractéristiques techniques que le groupe exige. Or à cette étape, la présence du trésorier de la coopérative ne sera peut-être pas indispensable. En effet, la réunion ne s’arrêtera pas sur les aspects de financement. À l’inverse, l’éclairage d’un conseiller en machinisme pourra être particulièrement précieux ce jour-là.
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