Le règlement intérieur doit préciser les aspects financiers: modalités de facturation (date, acompte), de règlement des travaux (délais et modes de règlement), les règles d’application des intérêts de retard, la mise à charge de l’adhérent des éventuels frais de recouvrement. Il doit préciser aussi les aspects pratiques telles que les conditions de suspension de l’utilisation des matériels. Il est également important de faire signer des bulletins d’engagement, qui seront demandés en cas de démarches judiciaires. Rappelons que le conseil d’administration peut décider de facturer les charges fixes à l’engagement (amortissement, assurance, frais de gestion selon l’article 8 des statuts). Ce point doit être précisé dans le règlement intérieur, validé en assemblée générale et porté à la connaissance de tous les adhérents.
Traces écrites
Le suivi des impayés peut se faire avec les données issues de la comptabilité: un impayé de plus d’un an correspond à des travaux qui peuvent dater de deux ans. Il ne faut pas laisser un impayé sans action et garder les traces écrites. S’il est besoin d’aller au tribunal, toutes les preuves de l’impayé et des tentatives de recouvrement auront leur importance. Les responsables de la cuma ont intérêt à définir qui suit les impayés? Qui alerte en cas de difficultés? Quelle procédure à suivre ensuite? Avec les courriers types par exemple. Les impayés doivent être gérés en conseil d’administration et abordés en assemblée générale chaque année de manière globale (pourquoi ne pas mettre le point à l’ordre du jour?).
Compensation avec le capital social
Le montant du capital social est un élément important dans le cadre d’une «compensation». Principe : le remboursement du capital social auprès de l’adhérent concerné vient compenser souvent en partie, le montant de son impayé. Cette compensation s’effectuera, de manière conventionnelle, avec l’accord de l’adhérent ou alors de manière légale, quand l’adhérent quitte la cuma.
L’aspect humain n’est pas toujours facile à gérer en direct pour les responsables. Il est alors possible de mettre en œuvre d’autres mesures: recours au conciliateur de justice, lettre d’un avocat, recours à une entreprise de recouvrement, recours à l’huissier avec la mise en oeuvre de la procédure simplifiée de recouvrement des «petites créances» inférieures ou égales à 4.000€.
C’est une nouvelle procédure (1er octobre 2016) dont l’intérêt est de faire le lien entre une procédure amiable et judiciaire. Sous certaines conditions, l’huissier peut délivrer un titre exécutoire, ce qui équivaut à un jugement. Si tout cela ne fonctionne pas, les responsables peuvent passer à la phase judiciaire. Par contre, lorsque l’adhérent est en redressement, ce n’est plus une phase amiable, il faut déclarer la créance et respecter le plan décidé.
