L’entretien individuel annuel est souvent sous-estimé ou bâclé. Cette étape clef est souvent l’unique moment de l’année où votre collaborateur aura la possibilité de bénéficier d’un véritable retour sur son travail et de se projeter pour la suite.
Voici quelques éléments indispensables en préparation comme pour la conduite de cet entretien.
Préparez l’entretien
OK : Fixer un entretien d’1h avec votre collaborateur idéalement un mois avant. De visu, rappelez au préalable les objectifs de l’entretien annuel. Prévoyez un lieu calme propice aux échanges, où vous serez certain de ne pas être dérangé.
PAS OK: On s’interdit d’interpeller son collaborateur entre deux portes avec un «Si tu veux, on se voit tout de suite, j’ai 30 minutes pour faire ton entretien.» L’entretien dépasse la simple formalité réglementaire…
OK : Transmettre le support de préparation de l’entretien à votre collaborateur. Lui expliquer la démarche à suivre, qu’il s’évalue de son côté en s’appuyant sur des faits. Précisez que vous ferez de même et que l’idée reste d’échanger.
En amont vous aurez donc travaillé sur les points à aborder. La fiche de poste peut être un premier support. Utilisez les résultats de l’entreprise, débriefez l’atteinte des objectifs par le collaborateur, et si besoin valorisez d’autres données issues du terrain, comme les retours clients.
PAS OK : Ne rien préparer. Catastrophe en vue! Sur le principe, cela peut être pire que l’absence d’entretien en plus que la perte de temps pour les deux parties!
De surcroît, si vous êtes satisfait de votre collaborateur, vous risquez de passer à côté d’une bonne occasion pour le valoriser. Si vous avez des reproches à faire… alors il faut croiser les doigts pour que votre discours improvisé dépourvu d’éléments factuels obtienne l’adhésion de votre interlocuteur. Espérons que vous soyez bon orateur…
La réalisation de l’entretien
OK : Accueillir votre collaborateur dans de bonnes conditions et être ponctuel!
PAS OK: Sauf cas d’extrême urgence, être rattrapé par le quotidien, écourter ou reporter l’entretien au dernier moment.
OK : Réaliser l’entretien dans l’ordre suivant: écoute du collaborateur qui s’évalue sur un critère (exemple : entretenir le matériel) > évaluation du manager qui justifie sa notation et l’écart positif ou négatif avec celle du collaborateur > validation finale de la notation du critère après confrontation des idées.
A noter : nous n’avons pas tous le même niveau d’exigence. L’exercice peut être rude, car il s’agit d’être juste. D’une part envers le collaborateur vis-à-vis de la notation de l’année, et d’autre part par rapport aux autres salariés. Seule une bonne préparation vous permettra de valider l’homogénéité de l’évaluation des entretiens de vos collaborateurs. Tenez également compte de l’évolution d’une année sur l’autre de vos salariés.
En fin d’entretien, profitez-en pour demander un retour sur votre collaboration.
Souhaiter le changement chez l’autre commence souvent par soi-même… De quoi commencer la nouvelle année sur de bonnes bases! Joyeuses fêtes à tous.
Marjorie Lambert est consultante en management agricole et fondatrice de la société AndConsulting. Elle livre chaque mois à Entraid sa vision du management au quotidien avec à la clé des conseils pratiques. Ce mois-ci, « l’entretien individuel du salarié ».
Retrouvez l’ensemble de ces chroniques sur le management agricole et son regard employeur dans le dossier spécial Entraid : Manager au quotidien.
Les conseils de Marjorie Lambert en management agricole pour les employeurs du secteur agricole.
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