Les paroles s’envolent, les malentendus ou incompréhensions sont présents et peuvent créer des désagréments au sein des cuma. C’est la raison pour laquelle la cuma des Trois Cantons a décidé d’optimiser la gestion des travaux et la mise à disposition des matériels aux adhérents.
Suite à un DiNA cuma réalisé entre fin 2016 et mi-2017, la cuma des Trois Cantons (54) avec l’appui de la Frcuma Grand Est à mis en place, pour la réservation de ces matériels et l’enregistrement des travaux effectués, les logiciels myCuma Planning et Travaux. Avec 90 adhérents et 52 matériels, le groupe avait une excellente organisation mais le conseil d’administration souhaitait évoluer sur le plan de la gestion. Ce dernier a donc décidé de doter la cumade ces deux logiciels.
myCuma Planning
myCuma Planning est un logiciel qui permet sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette, de réserver le ou les matériels d’un simple clic, mais aussi de voir qui a réservé quoi et quand. Il s’agit d’un agenda partagé par tous les adhérents de la cuma. Il permet également de rendre indisponible les matériels en panne ou en entretien. Cette tâche incombe au responsable du matériel. Ce dernier peut donc gérer plus aisément les réservations de la ou des machine(s) dont il est le référent.
Tout peut être ajusté selon le fonctionnement de la cuma, par exemple le nombre de jour maximum de réservation pour chaque matériel, la prévision de réservation peut être limitée également afin qu’il n’y ait pas d’abus (ex : réservation au maximum 1 mois à l’avance). Certains adhérents peuvent réserver pour les autres par délégation, la validation des réservations peut être automatique ou manuelle.
myCuma Travaux
Actuellement, une fois le matériel réservé et utilisé, l’adhérent doit remplir un bon de travail sur lequel il indique le nombre d’hectares, d’heures, de voyages réalisés ou relève le compteur afin d’être facturé au coût réel. Les carnets de bons de travaux qui se trouvent en permanence dans les machines sont salis, mouillés, voire perdus.
Le deuxième logiciel myCuma Travaux permet de pallier tout cela. Sur l’ordinateur le soir, ou directement à la sortie du champ, l’adhérent note sur son téléphone les quantités qu’il a réalisées (nombre d’hectares, d’heures, de bottes…), dans le logiciel qui transfert ces informations directement sur le logiciel de comptabilité de la cuma: myCuma Compta. Le trésorier n’a plus qu’à éditer les factures. Cette méthode fait gagner du temps à la personne qui gère la saisie des bons de travaux car celle-ci est automatisée ce qui évite les doubles saisies et les erreurs de frappe.
A noter tout de même que ces logiciels ne remplacent pas la communication au sein de la cuma. Il s’agit d’un outil de gestion complémentaire, destiné à tous les adhérents pour une meilleure synergie en amont et en aval.
Pour tous renseignements, contacter la Fédération régionale des cuma Grand Est: [email protected] ou 03.83.54.31.24.
