Les employeurs, chefs d’exploitation ou d’entreprise agricole déclarent à leur caisse les éléments qui permettent de procéder au calcul de leurs cotisations. C’est à ce titre que la Mutualité sociale agricole (MSA) est habilitée à les contrôler. Ce contrôle MSA ne peut pas avoir lieu à l’improviste, sauf si la visite s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé.
La MSA doit envoyer un avis de passage qui prévient l’intéressé du contrôle 15 jours avant. Cet avis indique notamment le lieu et la date de début de contrôle. Mais aussi la liste des documents à communiquer au contrôleur ainsi que la possibilité d’être assisté par un conseil. Il a pour but de laisser à l’employeur le temps de se préparer. L’oubli de cette formalité entraîne la nullité de la procédure.
Les trois derniers exercices
Le contrôle est effectué par un agent de la MSA agréé qui est tenu par le secret professionnel. Il peut être amené à contrôler plusieurs points : assiettes de cotisations, avantages en nature, frais professionnels, respect des règles de non cumul d’aides ou exonérations… En pratique, le contrôle porte sur les trois derniers exercices et l’année en cours.
Au-delà, les irrégularités sont prescrites. Il a lieu dans les locaux de l’entreprise ou sur les lieux de travail. Le contrôleur dispose de plusieurs moyens pour effectuer son contrôle. Il est en droit d’auditionner les salariés, voire même d’anciens salariés. Il cherchera à connaître leur nom et adresse, le montant de leur rémunération et de leurs avantages en nature, leur activité… L’audition du personnel doit avoir lieu dans les locaux de l’entreprise ou sur le lieu de travail.
Collaborer…
L’employeur est tenu de communiquer à l’agent de la MSA tout document nécessaire au contrôle comme par exemple les bulletins de salaire, les contrats de travail, contrat d’assurance à des régimes de prévoyance et de retraite complémentaires, l’accord d’intéressement, les justificatifs de remboursements de frais, …
Le responsable de l’entreprise a tout intérêt à bien recevoir l’agent de contrôle et à collaborer. Refuser de répondre à ses questions ou de lui fournir les documents nécessaires, interdire au salarié de lui répondre ou lui mentir délibérément expose à des sanctions lourdes. L’obstacle à contrôle est sanctionné par des pénalités financières dont le montant est fixé en fonction des circonstances et de la gravité du manquement, dans la limite d’un plafond fixé à 7 500 € par salarié.
Il est bon de souligner que l’agent de contrôle est aussi là pour renseigner, expliquer et conseiller. Sa mission n’est pas forcément synonyme de répression.
A l’issue du contrôle MSA
A la suite de son passage dans l’entreprise, le contrôleur adresse à l’employeur une lettre d’observation. Véritable compte-rendu du contrôle, cette lettre indique également, s’il y a lieu, les redressements envisagés. L’employeur a 60 jours (pour les contrôles engagés depuis le 1er janvier 2020) pour y répondre, et contester totalement ou partiellement le redressement.
À l’issue de ce délai, la MSA notifie le montant du redressement par une lettre de mise en demeure. A réception de ce courrier, l’employeur peut payer les cotisations réclamées tout en formulant une demande de remise des majorations et des pénalités de retard. Il peut aussi solliciter des délais de paiement, conclure une transaction ou contester le bien-fondé des sommes redressées. Il faudra alors saisir la commission de recours amiable puis les tribunaux spécialisés.
