L’épisode exceptionnel du Covid-2019 compromet à court terme la tenue des réunions habituelles tels que les conseils d’administration ou les assemblées générales des coopératives agricoles ou de cuma, qui revêtent pourtant un caractère obligatoire. Aussi, il a été accordé un délai supplémentaire de trois mois pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à l’approbation des comptes annuels.
A distance
D’autre part, pour la période du 12 mars au 31 juillet (minimum), la communication préalable à l’AG sera autorisée par message électronique. Le déroulement de celle-ci pourra exceptionnellement, sur décision du CA, se tenir par visioconférence.
Rappel : une cuma dans l’impossibilité de tenir son AG dans les délais réglementaires (6 mois après la clôture de l’exercice + 3 mois de prorogation exceptionnelle), peut demander son report en formalisant par écrit cette demande près du greffe du tribunal judiciaire.
Plusieurs outils numériques
Différents canaux existent, généralement gratuits, pour organiser des visio-conférences. Citons ainsi Google Meet, Skype, Messenger, WhatsApp, Zoom Meetings, Microsoft Teams Office 365…
Renseignez-vous pour choisir l’outil approprié au regard du nombre de participants attendus. Il faut s’assurer de pouvoir présenter simultanément à l’écran, les documents prévus pour cette assemblée générale.
L’organisation d’une réunion à distance suppose de vérifier préalablement que chaque participant dispose d’une connexion internet suffisante. En présence d’un nombre de participants élevé, l’organisateur peut décider (au moins pendant la phase de présentation) de désactiver les micros des participants pour éviter toutes interférences extérieures (ex : double appel ou bruit de fond). Chaque participant doit pouvoir réactiver le micro dès l’instant où il veut prendre la parole.
Il est conseillé aussi en présence d’un nombre élevé d’adhérents connectés de désactiver la caméra pour économiser de la bande passante. Naturellement, ceux qui disposent de la fibre, auront une qualité de connexion supérieure. Toutefois, si la qualité de l’image peut souffrir de l’absence d’une connexion à haut débit, la liaison audio sera généralement suffisante pour suivre la réunion.
De l’organisation
Plus encore que pour une réunion physique, lors d’une réunion à distance, il faut bien s’entendre sur un ordre du jour précis. Ne pas oublier non plus de désigner l’animateur de la réunion (le président en règle générale) et le secrétaire de séance.
Etre particulièrement attentif sur la maîtrise du temps de réunion. Une durée de visioconférence de 2 heures est suffisante. Au-delà, l’attention des participants risque de retomber.
Un vote électronique peut être organisé au cours de la réunion. Des systèmes de vote dématérialisé à comptage automatisé sont disponibles grâce à des applications informatiques dédiés (téléchargeables sur votre téléphone portable ou sur ordinateur), sécurisées et homologuées. Enfin, il existe des solutions numériques pour des « e-signatures » électronique. Elles sont aussi valides juridiquement qu’une signature manuscrite.
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